Kit de herramientas de preparación de Microsoft para complementos de Workplace y macros de VBA
Kit de herramientas de preparación de Microsoft para complementos de Office y macros de VBA
21 de julio de 2020 7:48:00 a. m.
Office 365, la versión SaaS de la suite Office de Microsoft, se ha vuelto aún más popular en los últimos meses. Las organizaciones, especialmente aquellas que ya se han pasado a Windows 10, están comenzando o planeando adoptar Office 365 en su entorno de TI. La transición a Office 365 también debe ser rápida para las empresas que aún utilizan Office 2010, ya que ese producto llega al final de su vida útil en octubre y no habrá soporte extendido por parte de Microsoft.
Teniendo en cuenta lo anterior, muchas empresas han recurrido al kit de herramientas de preparación de Microsoft para complementos de Workplace y VBA (en adelante, el kit de herramientas de preparación) para prepararse para la migración. En esta publicación, analizaremos en profundidad qué es el kit de herramientas de preparación, qué puede y qué no puede hacer y cómo maximizar su potencial.
¿Qué es el Kit de herramientas de preparación?
El kit de herramientas de preparación de Microsoft para complementos de Office y VBA es un programa que comprueba si hay complementos en Office Suite, como Outlook, Excel, Word, PowerPoint, Access, Writer, MSToolkit Project y Visio. También comprueba si hay macros en los datos para ver si son compatibles con la última versión de Office 365 ProPlus o la próxima versión local de Office.
El kit de herramientas de preparación se lanzó originalmente en septiembre de 2017. Ahora se encuentra en su modelo número 18 y puede probar la compatibilidad con las siguientes variantes de Office:
– Microsoft Workplace 2003 – Microsoft Office 2007 – Microsoft Workplace 2010 – Microsoft Office 2013 – Microsoft Workplace 2016
La información se puede recopilar activando la telemetría de Office en la máquina y enviando todos esos datos a Microsoft Cloud, o ejecutando un script en cada máquina que recopila los datos y los almacena en una base de datos central donde se puede analizar todo.
Después de ejecutar Readiness Toolkit, obtendrá un archivo Excel muy detallado, que incorpora varias categorizaciones clave para sus complementos de Workplace, como "altamente adoptado", "adoptado", "modelo adoptado disponible", "modelo compatible disponible", "contactar al proveedor de software", "desconocido" o "datos inadecuados", pero además un análisis de cualquier archivo que contenga macros que se hayan encontrado en el escaneo.
Además, se incluye el archivo Excel que contiene la guía de remediación, si se reconoce, para los problemas que encuentra el instrumento. Sin embargo, no es una lista exhaustiva de todos los puntos y Microsoft recomienda que la compruebes después para ver si los cambios funcionan como se esperaba.
A continuación se muestran algunas capturas de pantalla de las pestañas de descripción general de un (1) sistema.
¿Cuáles son las limitaciones del Kit de herramientas de preparación?
Si bien Readiness Toolkit es útil para obtener información sobre los complementos y las macros, tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, solo se pueden analizar los datos almacenados localmente en el dispositivo; no se pueden analizar los archivos que se encuentran en OneDrive, una biblioteca de SharePoint u otra solución de almacenamiento en la nube. Con una cantidad cada vez mayor de datos almacenados en línea y la adopción del almacenamiento en la nube por parte de las empresas cada vez más inevitable, esto puede hacer que el conjunto de datos a menudo esté incompleto.
El grado de incompleción dependerá de la política y las plataformas de almacenamiento de su organización, pero, dado que las estadísticas muestran que el 90 % de las empresas utilizan tecnología en la nube y que el 60 % de la carga de trabajo se alojó en tecnología en la nube en 2019, se trata de una proporción importante que el Kit de herramientas de preparación no puede analizar ni informar. Para 2021, se espera que la carga de trabajo en la nube alcance el 94 %.
Además, los archivos de la máquina que estén bloqueados, dañados, protegidos con contraseña, que utilicen un formato de Office demasiado antiguo o que sean inaccesibles para otro propósito no se analizarán con tanta eficacia.
Otro tema surge cuando se agregan todos los datos que estudia el kit de herramientas de preparación. El informe de una (1) máquina le brinda 9 (9) pestañas de información en Excel. La información consiste en ubicaciones de archivos de origen, números de versión de complementos, estado de preparación, etc. Ejecutar el kit de herramientas en miles de máquinas generará millones de filas de información y requerirá una resolución de la base de datos.
Además, es necesario implementar y analizar las instrucciones para complementos y macros no compatibles, si se proporcionan. Si no se agrega la información y se toman las medidas de corrección y prueba necesarias, la información recopilada solo ocupará gigabytes de espacio en sus servidores.
El kit de herramientas Readiness Toolkit está extraordinariamente bien documentado. Para obtener una lista completa de términos y definiciones utilizados en el informe generado y para obtener información sobre cómo utilizar la herramienta, lea este artículo detallado de Microsoft Knowledge Base.
Factores vitales a tener en cuenta
Según Microsoft, las empresas que utilizan Readiness Toolkit tienen macros en un promedio del 6 % de sus datos escaneados, y solo el 3,3 % de esos datos tienen problemas, lo que se traduce en que el 0,2 % de los datos escaneados tienen problemas. Lamentablemente, el kit de herramientas no incluye información como cuándo se modificó, accedió o utilizó el archivo por última vez, lo que sería útil para determinar qué es un problema "real" y qué no lo será.
Como resultado de las necesidades empresariales, de seguridad, gubernamentales, impositivas, legales y de cumplimiento, así como de la conservación de archivos de la empresa, la cantidad de archivos que realmente se deben verificar es mucho menor que la cantidad almacenada, pero no hay forma de especificar carpetas y directorios individuales.
Cómo utilizar con éxito los datos del kit de herramientas de preparación
Los datos del Readiness Toolkit se pueden integrar sin problemas en Dashworks. Tomando los datos recopilados por el software de Microsoft sobre complementos y macros, cargamos los complementos de forma íntima y únicamente los puntos de archivo en Dashworks y los hacemos coincidir con la máquina correcta. Luego podemos asignar un estado RAG a la máquina utilizando los parámetros mencionados anteriormente de Microsoft (es decir, extremadamente adoptado equivale a verde, proveedor de software de contacto equivale a morado, y muchos otros.).
Después de asignar una categoría RAG, aquellos que no sean inexpertos deberán pasar a las pruebas automatizadas. Con nuestro kit de herramientas de prueba de aplicaciones, probaremos automáticamente complementos específicos en una versión seleccionada de la compilación con la versión correcta de Office. Si es necesario, también podemos realizar pruebas manuales para usuarios seleccionados para asegurarnos de que el comportamiento del complemento sea el esperado y de que sea correcto continuar.
Una vez que se realizan las pruebas y los estados de los dispositivos se han movido a verde, Dashworks retoma el control con su motor de mantenimiento y programación habitual. A partir de este nivel, la actualización de Office 365 ProPlus se vuelve automática y sin problemas mediante el concepto de anillo de implementación.
Conclusión
El kit de herramientas de preparación para Office es una excelente herramienta para analizar sus dispositivos y comprender su ritmo de actualización de la versión local de Office a Office 365. Sin embargo, si lo utiliza solo, procesar los datos se convierte en un gran desafío. Sin un repositorio central al que enviar la información y sin la capacidad de verificar los complementos y las macros que tienen problemas, puede convertirse en un mero informe informativo. Al combinar la información recopilada con Dashworks y automatizar el proceso de prueba, podrá priorizar los dispositivos que están listos para la actualización y verificar y solucionar los problemas en los que no lo están.